Procesgericht prioriteren van(project)aanvragen

Het Amsterdam UMC heeft de ZiRA op onderdelen toegepast voor de informatievoorziening in het domein Zorg. De ZiRA-onderdelen ondersteunen bij het stellen van prioriteiten voor de projectportfolio voor het eerste kwartaal van het komende jaar. Op dit moment is deze aanpak in uitvoering. Wij bevinden ons nog in een oriënterende / experimentele fase.


Het EvA Servicecentrum staat voor EPD voor Amsterdam UMC. Zij onderhoudt, beheert en ontwikkelt de informatievoorziening van het Domein Zorg voor het Amsterdam UMC. EvA Servicecentrum doet dit samen met de zgn. Vereniging van Eigenaren (VvE). De VvE bestaat uit diverse producteigenaren, die direct contact hebben met diverse stakeholders in Amsterdam UMC. De producteigenaren stellen namens de stakeholders verbeteringen voor in onderdelen (producten) van de informatievoorziening van de zorgprocessen. Bij onderdelen moet gedacht worden aan bijvoorbeeld ‘poliklinisch dossier’, ‘apotheek processen’ en ‘patiënten portaal’. Door deze gezamenlijke verantwoordelijkheid komt ‘de professional in the lead’.


De producteigenaren beschrijven in de vorm van een jaarplan de ambities voor de informatievoorziening binnen het domein zorg voor het komende jaar. Hiermee wordt duidelijk waar de focus ligt, welke keuzen op hoofdlijnen worden gemaakt en welke middelen voor de realisatie benodigd zijn. Het EvA Servicecentrum werkt gezamenlijk met producteigenaren aan dit jaarplan.


De divisies en teams van EvA Servicecentrum hebben voor het komende jaar een aanzienlijke hoeveelheid projectideeën aangedragen. De VvE heeft de taak de prioriteiten voor de realisatie van een projectidee vast te stellen. Gezien het grote aantal projectideeën is gekozen voor de route waarbij de prioriteit wordt vastgesteld op basis van project overstijgende processen. Belangrijk uitgangspunt voor deze clustering is “we richten ons meer op een te verbeteren proces in zijn geheel, dan op het realiseren van een enkelvoudig projectresultaat”. Voortvloeiend uit dit uitgangspunt worden globaal de volgende stappen doorlopen bij het bepalen van de prioriteit voor uitvoering:


  • de ingediende projectideeën zijn gegroepeerd naar een proces waar die betrekking op hebben;
  • de producteigenaren stellen individueel een top drie samen van de processen waar de focus op moet liggen;
  • de generieke top drie van processen wordt bepaald door de samenvoeging van de individuele terugkoppeling;
  • de top drie processen en de daaraan gekoppelde projectideeën worden besproken binnen de VVE. Dit leidt tot een besluit t.a.v. het al dan niet uitvoeren van een projectidee in het eerste kwartaal.



Het procesmodel (Niveau 1 Bedrijfsproces / Niveau 2 Werkproces) van de ZiRA is, op voor ons relevante gebieden toegepast bij het vaststellen van de processen. De volgende processen zijn voor de groepering van de vele projectideeën gebruikt:

Klik op afbeelding om te vergroten

Aangezien de scope van het ZiRA procesmodel betrekking heeft op het Domein Zorg, maar de door ons ontvangen projectideeën soms ook betrekking hebben op meer zorg ondersteunende processen, zijn de processen aangevuld met (voor ons) relevante domeinen uit het Referentiedomeinenmodel ziekenhuizen (RDZ). Het betreft:

Klik op afbeelding om te vergroten

De onderstaande afbeelding geeft het toegepaste model weer.

Klik op afbeelding om te vergroten

De ZiRA definities zijn per bedrijfsproces en bijbehorende werkprocessen aangevuld met concrete praktijkvoorbeelden. Deze zijn voor de beeldvorming bij het verzoek om de top drie vast te stellen verstuurd aan de producteigenaren (zie ter illustratie onderstaande tabel).

In het hierboven beschreven prioriteringsmodel zijn nog niet alle stappen doorlopen. De evaluatie van deze methodiek vindt op een later moment plaats. Tot nu toe zijn de volgende punten van aandacht te benoemen:


  • een projectidee kan gerelateerd zijn aan meerdere processen. In dit geval is het uitgangspunt gehanteerd “koppel het projectidee aan het proces, waaraan het de grootste bijdrage levert”.
  • niet elk projectidee, gekoppeld aan het hoogst geprioriteerde proces, hoeft te worden gerealiseerd in het eerste kwartaal. Het realiseren van een deel van de ideeën binnen een proces kan al een substantiële verbetering van het proces bewerkstelligen. Door een top drie van processen samen te stellen, kunnen ook projectideeën worden gerealiseerd die gerelateerd zijn aan een lager geprioriteerd proces.